Das System
Nachbau mit Demodaten · Zeile aufklappen
Die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter läuft im Büro zusammen
Werktag ist ein Zeiterfassungssystem für Handwerks- und Montagebetriebe mit zehn bis hundertfünfzig Beschäftigten. Die Mitarbeitenden buchen über die App, das Büro prüft, gibt frei und schließt ab; am Monatsende steht die Lohndatei, nicht nur eine Stundenliste zum Abtippen. Freigabewege, Zuschlagssätze und die Anbindung an Ihr Lohnprogramm stellt die Einrichtung auf Ihren Betrieb.
Portal Teamleitung · Freigaben · Demodaten
WerktagTeamleitung
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Sina BrandesTeamleitung
Zeiterfassung · Freigaben
Juli 2026 · Montage Nord
12Freigaben offenim eigenen Team
3Markiert nach ArbZGBegründung nötig
1Nachtragrückwirkend gebucht
27Freigegebenseit 01.07.
Offene Freigaben12 gesamt · 3 markiert
| Mitarbeiter | Tag | Netto | Prüfung | |
|---|---|---|---|---|
| Hendrik SasseMontage Nord | Di 21.07.Zwei Projekte, ein Tag | 9:04 h | Pause zu kurz | |
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06:52 – 11:40Arbeitszeit · Heizungstausch Ehmen
11:40 – 12:10Pause · selbst erfasst
12:10 – 12:48Fahrtzeit · nach Rühen
12:48 – 16:26Arbeitszeit · Lüftung Rühen
Netto9:04 h · brutto 9:34 h
MarkierungÜber neun Stunden. Pausenanspruch 45 Minuten, erfasst sind 30. Die Freigabe verlangt eine Begründung; sie bleibt im Protokoll.
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| Meltem AydinKundendienst | Mi 22.07.Bereitschaft, Notdienst | 4:12 h | Ruhezeit 10:20 h | |
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19:40 – 23:52Bereitschaft · Notdienst Nordhafen
Nächster Beginn23.07., 10:12 Uhr
MarkierungRuhezeit 10:20 h statt elf Stunden. Die Zeile bleibt in der Liste, bis jemand sie mit Begründung freigibt.
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| Torben KruseMontage Nord | So 26.07.Störungseinsatz | 5:30 h | Sonntagsarbeit | |
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08:00 – 13:30Arbeitszeit · Kälteanlage Meinersen
ZuschlagSonntag · Lohnart 2380
MarkierungSonntagsarbeit. Wird markiert, nicht blockiert.
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| Jannik OevermannMontage Süd | Do 23.07.Ein Projekt | 8:00 h | Ohne Befund | |
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07:00 – 15:30Arbeitszeit · Sanierung Vordorf
Pause30 Minuten, selbst erfasst
MarkierungKeine. Freigabe ohne Begründung möglich.
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Der Monat
Der Monat, wie ihn das Büro sieht
Ein Zeiterfassungssystem wird nicht daran gemessen, wie schnell jemand auf „Start“ tippt, sondern daran, was am 3. des Folgemonats auf dem Tisch liegt.
Vier Schritte bis zur Lohndatei
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01Täglich
Die Buchungen laufen ein
Arbeitszeit, Fahrtzeit, Bereitschaft, Beschaffung, Berufsschule, Lehrgang: sechs Arten, an mehreren Projekten am selben Tag. Der Zeitstempel entsteht auf dem Server, nicht auf dem Telefon.
Steht danachDer Tag liegt im System, ein vergessener wird nachgetragen.
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02Sofort
Fünf Prüfungen aus dem Arbeitszeitgesetz
Jede Buchung läuft gegen fünf Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz. Das System blockiert nicht, es sortiert: Auffälligkeiten stehen in einer eigenen Liste.
Steht danachDie Teamleitung prüft die markierten Zeilen statt aller.
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03Ein- oder zweistufig
Die Freigabe, mit Namen daran
Den Freigabeweg legen Sie fest, für Arbeitszeit und Urlaub getrennt. Hinterlegt wird eine benannte Person, nicht ein Amt. Selbstgenehmigung lehnt das System ab.
Steht danachWer markiert freigibt, begründet es im Protokoll, mit Vorher- und Nachher-Stand.
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04Zum Monatsende
Abschluss und Übergabe
Neun Auswertungen: Überstunden, Projektstunden, Projektkosten, Monatsbericht. Die eigene Aufstellung als PDF für jede und jeden. Zeiten und Abwesenheiten gefiltert nach Excel.
Steht danachDie Lohndatei für Addison und Powerbird löst die Personalabteilung aus, wenn der Monat steht.
Am 3.
Eine geprüfte Lohndatei liegt bereit, jede Änderung daran nachvollziehbar.
Was vor der Freigabe geprüft wird
Diese fünf Schwellen laufen gegen jede Buchung.
Mehr als 48 Stunden in einer Woche
Weniger als elf Stunden Ruhe bis zur nächsten Schicht
Pause unter 30 Minuten ab sechs Stunden, unter 45 ab neun
Gebuchte Zeit an einem Sonntag
Wenn am 3. das Steuerbüro anruft
Nach dem Abschluss taucht immer noch etwas auf: eine Krankmeldung, ein Nachtrag, ein Zahlendreher.
01 · Ausgeliefert
Die Datei bleibt unangetastet
02 · Periode erneut geöffnet
Mit Begründung, im Protokoll
03 · Neue Fassung
Die alte geht ins Archiv
Ein geänderter Eintrag fällt zurück in die Freigabe. Niemand muss raten, welche Fassung galt. Genau das verlangt das BAG‑Urteil vom 13.09.2022.
Rollen und Portale
Die Sicht der Monteure
Wer welchen Zugang hat
Bis hierher ging es darum, wie der Monat läuft. Ab hier darum, wer ihn zu sehen bekommt: acht Rollen, vier Portale im Web und eine App. Zusammen sind das fünf Blickwinkel auf denselben Datenstand: links die Ansicht, rechts die Person, die sie öffnet.
Zusammen
Ein Datenstand, fünf Blickwinkel
Das Team
Baustelle, Auto, beim Kunden
- Zeit buchen
- Nachtragen
- Urlaub
- Nachweise
Die Teamleitung
Halb Baustelle, halb Büro
- Wer ist wo
- Zeiten freigeben
- Urlaub Stufe 1
- Dokumente
Das Personalbüro
Am Rechner
- Lohnexport
- Korrekturen
- Stammdaten
- Berichte
Die Geschäftsführung
Am Rechner, am Monatsanfang
- Übersicht
- Urlaub Stufe 2
- Überstunden
- Fehler
Die Fuhrparkleitung
Am Rechner, ohne Einblick in Zeiten oder Lohn
- Fahrzeugakte
- Schäden
- Leasing
- Führerscheine
Bewegte Darstellung ausgeblendet. Die fünf Rollen und ihre Ansichten stehen oben nebeneinander.
Mehrere Gesellschaften
Mehrere Gesellschaften sind in der Personalzeiterfassung eingebaut, nicht nachgerüstet: Überstunden, Auswertungen und Lohnexporte laufen getrennt, mit eigener Firmennummer. Erprobt an einem Betrieb mit dreien.
Berichte
Neun Berichte, einer davon kommt von selbst
Überstunden, Abwesenheiten, Teamleistung, Projektstunden, Projektkosten, Compliance, Zulagen und die Monatszusammenfassung stehen im Personalportal. Der neunte, der Monatsbericht an die Geschäftsführung, geht ohne Zutun per Mail hinaus. Zeiten und Abwesenheiten gehen gefiltert nach Excel, auch gefiltert nach Standortabweichung.
| Bericht | Beantwortet | Für |
|---|---|---|
| Überstunden | Wer liegt über der Sollzeit, und seit wann | Personal |
| Abwesenheiten | Quote je Team, offene Anträge | Personal, Teamleitung |
| Projektstunden | Stunden je Auftrag und Buchungsart | Geschäftsführung |
| Projektkosten | Personalkosten je Auftrag | Geschäftsführung |
| Compliance | Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz mit Begründung | Personal |
| Zulagen | Zuschläge und Pauschalen je Person | Lohnbüro |
| Teamleistung | Gebuchte Zeit je Team im Monat | Teamleitung |
| Monatszusammenfassung | Die eigene Aufstellung als PDF | Jede und jeder |
| Monatsbericht | Der Monat auf einer Seite, per Mail | Geschäftsführung |
Grenzen
Wo Werktag aufhört
In keinem dieser Portale stehen die vier Dinge, nach denen bei einem Zeiterfassungssystem trotzdem regelmäßig gefragt wird, besser vor dem Termin als danach.
Kein Terminal an der Wand
Gebucht wird über die App. Kein Stempelgerät, kein Chip, keine RFID-Karte,
kein Fingerabdruck.
Keine Dienst- und Schichtplanung
Werktag erfasst Zeit, es plant sie nicht ein. Für Rufbereitschaft gibt es
einen Notdienstplan; eine Personaleinsatzplanung ist das nicht.
Kein Gleitzeitkonto
Das Arbeitszeitkonto führt eine Monatszeile: Stunden über der Schwelle gehen
in die Auszahlung. Kein Übertrag, kein Abbummeln.
Keine Übernahme handschriftlicher Zettel
Werktag ersetzt den Stundenzettel, es liest ihn nicht ein. Wer nicht bucht,
kommt über die Nacherfassung des Personalbüros ins System.
Fehlt Ihnen etwas davon, sagen Sie es im Gespräch. Werktag wird je Betrieb eingerichtet, und was ein Betrieb braucht, kann dazugebaut werden. Der Aufwand dafür steht im Angebot, nicht im Kleingedruckten.
Einrichtung
Preise durchgerechnet
Was die Einrichtung auf Ihren Betrieb stellt
Zeiterfassungssoftware von der Stange rechnet nach Voreinstellungen aus einem Katalog. Werktag wird eingerichtet: Arbeit an Ihrem Betriebsablauf, keine Schalterstellung. Kein Beiwerk, sondern das Angebot.
€ je Nutzerund Monat, alle Bereiche darin, auch der Fuhrpark. Einrichtung einmalig ab 3.500 €.
Auf Ihren Betrieb gestellt
Freigabewege je Abteilung, Zuschlagssätze nach Ihren Uhrzeitfenstern, Zuordnung auf die Lohnarten Ihres Lohnbüros, Anbindung an Ihr Lohnprogramm. Dafür der einmalige Betrag.
Eigene Instanz, gehostet in Deutschland
Mit eigener Datenbank. Die Anmeldung läuft über Microsoft Entra ID, wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt; ein zweites Passwortsystem entsteht dann nicht. Wer das nicht hat, bekommt bei der Einrichtung einen anderen Anmeldeweg, ohne Aufpreis.
Zwölf Leute oder achtzig: dieselbe Arbeit
Für einen Kleinbetrieb mit zwölf Leuten ist die Einrichtung dieselbe Arbeit wie für einen mittelständischen Betrieb mit achtzig. Verschieden sind der laufende Betrag und die Zahl der Gesellschaften und Sonderregeln.
Im Termin
Termin buchen
Wir gehen Ihren Monatsablauf durch: wer heute freigibt, wie Ihre Zuschläge gerechnet werden, was Ihr Lohnprogramm erwartet. Danach wissen wir beide, was die Einrichtung bei Ihnen umfasst.
FAQ
Was Entscheider zuerst fragen
Am 3. ruft das Steuerbüro an: eine Stunde stimmt nicht. Was dann?
Sie öffnen die Periode erneut und schreiben dazu, warum. Die bereits ausgelieferte Datei bleibt unangetastet; das System erzeugt eine neue Fassung und legt die alte ins Archiv. Ein geänderter Eintrag fällt zurück in die Freigabe. Genau das verlangt das BAG‑Urteil vom 13.09.2022 für nachträgliche Korrekturen.
Wer prüft die Zeiten, wer gibt sie frei?
Den Freigabeweg legen Sie je Betrieb fest, ein- oder zweistufig, für Arbeitszeit und Urlaub getrennt. Hinterlegt wird eine benannte Person, nicht ein Amt; Selbstgenehmigung lehnt das System ab.
Vorher laufen die fünf Prüfungen aus dem Arbeitszeitgesetz. Auffälligkeiten stehen in einer eigenen Liste. Wer eine markierte Zeile trotzdem freigibt, begründet das, und die Begründung bleibt im Protokoll.
Wo liegen die Daten, wie melden sich die Leute an?
In einer eigenen Instanz mit eigener Datenbank, gehostet in Deutschland. Die Anmeldung läuft über Microsoft Entra ID, wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt: Nutzer und Rollen bleiben dort, wo Sie sie ohnehin verwalten. Wer das nicht hat, bekommt bei der Einrichtung einen anderen Anmeldeweg. Das ist Teil der Einrichtung, kein Aufpreis.
Was der Monteur davon sieht
Starten, Projekt wählen, fertig: dieselbe Sache aus Sicht der Baustelle
Wie aus Stunden die Lohndatei wird
Zuschläge, Verpflegungsmehraufwand und Lohnarten für Addison und Powerbird
Was Einrichtung und Betrieb kosten
Ab 3.500 € einmalig, 20 € je Nutzer und Monat, durchgerechnet