Der Abgleich beim Starten
Wer auf 2026‑014 bucht, aber vierzig Kilometer entfernt steht, fällt in der Liste auf. Das ist keine Anklage, sondern meistens die falsche Nummer im Auswahlfeld. Genau die will man vor dem Monatsabschluss finden.
Projektzeiterfassung
Auftrag durchrechnen
Am Monatsende steht, was ein Auftrag an Stunden gebunden hat
Projektzeiterfassung heißt bei Werktag: Jede Buchung hängt an einer Projektnummer aus Ihrem ERP, nicht am Gedächtnis des Monteurs. Wer mittags die Baustelle wechselt, wechselt das Projekt im laufenden Timer, die Fahrtzeit dazwischen läuft als eigene Buchungsart. Aus den freigegebenen Stunden entstehen zwei Berichte: Projektstunden und Projektkosten.
Wie eine Stunde zu ihrem Auftrag findet
Zwei Baustellen an einem Tag sind im Handwerk der Normalfall, nicht die Ausnahme. Der Wechsel kostet zwei Handgriffe und hinterlässt drei Zeilen: die Stunden auf dem ersten Auftrag, die Fahrt dazwischen, die Stunden auf dem zweiten.
Vormittag: ein Auftrag läuft
Der Timer läuft nicht auf „Arbeit“, sondern auf einer Auftragsnummer. Die Anfahrt steht schon als eigene Zeile darüber.
Mittags gewechselt
Der Wechsel schließt den einen Eintrag und öffnet den nächsten. Kein Ausstempeln, kein neuer Tagesbeginn, keine Sammelzeile, die abends von Hand aufgeteilt wird.
Der Zeitstempel entsteht dabei auf dem Server, nicht im Telefon. An der Uhrzeit im Gerät lässt sich nichts drehen, und damit auch nicht an dem, was später am Auftrag steht.
Sechs Buchungsarten, und warum die Fahrtzeit getrennt läuft
Jeder Eintrag trägt eine von sechs Buchungsarten: Arbeitszeit, Fahrtzeit, Bereitschaft, Beschaffung, Berufsschule und Lehrgang. Die Art bleibt am Eintrag und trägt sich durch die Liste, die Freigabe und die Lohndatei. Für den Auftrag heißt das: Die Stunden auf der Baustelle stehen getrennt von den Stunden auf der Straße.
2026‑014 · Wärmepumpe Feldbrunn
01.08. bis 31.08.2026 · Demodaten
486 hStunden gesamt9 Personen
61 hdavon Fahrtzeit12,6 %
24.310 €Personalkosteninterner Satz
0Offene FreigabenStand 01.09.
| Buchungsart | Stunden | Am Auftrag |
|---|---|---|
| ArbeitszeitMontage vor Ort | 402,25 | Grundlage der Kosten |
| FahrtzeitAnfahrt, Umsetzen, Rückfahrt | 61,00 | Eigene Zeile |
| BeschaffungAbholung, Rüstzeit | 14,75 | Eigene Zeile |
| BereitschaftRufbereitschaft | 8,00 | Eigene Lohnart |
| BerufsschuleAusbildungstag | — | Hier ohne Anteil |
| LehrgangSchulung, Unterweisung | — | Hier ohne Anteil |
Einundsechzig Stunden Anfahrt sind bei einem Auftrag außerhalb des Stadtgebiets keine Randgröße. Wer sie nicht trennt, rechnet sie entweder als Montagestunde in die nächste Kalkulation oder verliert sie ganz. Werktag trennt sie an der Quelle, weil der Monteur beim Losfahren einen anderen Knopf drückt als beim Anfangen.
Die Projektnummern kommen aus Powerbird
Eine Auftragsnummer, die abgetippt wird, ist irgendwann falsch getippt. Werktag liest die Projektstammdaten alle fünf Minuten aus Powerbird, über eine Datenbankverbindung, ausschließlich lesend.
Alle fünf Minuten
Projektstammdaten aus Powerbird gelesen
In der App
Dieselbe Nummer, dieselbe Bezeichnung
Zurück nach Powerbird
Nichts. Kein Schreibzugriff
Kein zweiter Stammdatensatz
Ein neu angelegter Auftrag steht spätestens fünf Minuten später auf dem Telefon. Niemand pflegt eine Projektliste ein zweites Mal, und niemand bucht auf eine Nummer, die es im ERP so nicht gibt.
Andere Programme werden vorher geprüft
Für Powerbird besteht die Verbindung. Arbeiten Sie mit einem anderen Programm, klären wir vor der Beauftragung, ob und wie es sich anbinden lässt. Was angebunden ist, steht auf der Seite zu den Schnittstellen.
Der Standort steht am Eintrag
Beim Starten einer Buchung wird die Position einmal erfasst und mit den hinterlegten Koordinaten der Baustelle verglichen. Weicht sie ab, ist die Buchung markiert, nicht blockiert.
Filtern statt suchen
In der Liste und im Datenexport lässt sich gezielt auf die abweichenden Buchungen filtern. Der Schwellwert gilt für den ganzen Betrieb und wird bei der Einrichtung gesetzt, nicht je Baustelle im Menü.
Kein Bewegungsprofil
Erfasst wird der Standort im Moment der Buchung, nicht dazwischen. Umgekehrt gilt: Ohne Position entsteht gar kein Eintrag. Die Standortfreigabe ist Pflicht, sonst wäre die Markierung nichts wert.
Was am Monatsende auf dem Tisch liegt
Zwei der neun Berichte gehören dem Auftrag: Projektstunden und Projektkosten. Die Kosten entstehen aus den freigegebenen Stunden und einem internen Kalkulationssatz, der je Person hinterlegt ist und den nicht jede Rolle zu sehen bekommt. Damit entfällt die Runde am Monatsende, in der jemand Zettel sortiert und Stunden auf Aufträge verteilt.
Projektstunden und Projektkosten
August 2026 · Demodaten
11.842 hProjektstunden47 Aufträge
1.418 hdavon Fahrtzeit12,0 %
592.100 €Personalkostenaus internem Satz
4Aufträge über 700 hStand 01.09.
Stunden je AuftragAugust
2026‑014 · Wärmepumpe Feldbrunn486 h
2026‑021 · BMA Nordhafen371 h
2026‑009 · Klimatechnik Baumann248 h
2026‑004 · Wartung Ostkamp96 h
2026‑014 im DetailProjektkosten
Stunden486,00 h · freigegeben
Davon Fahrtzeit61,00 h
Beteiligt9 Personen, 3 Abteilungen
Personalkosten24.310 € · interner Satz je Person
Nicht enthaltenMaterial, Geräte, Fremdleistung
Die Zahl ist so gut wie die Freigabe darunter. Grundlage sind ausschließlich freigegebene Stunden; ein nachträglich geänderter Eintrag fällt zurück in die Freigabe und zählt bis zur erneuten Entscheidung nicht mit. Dieselben Stunden laufen danach in die Lohndatei, ohne dass sie ein zweites Mal erfasst würden.
Wo die Grenzen liegen
Fünf Punkte, die vor die Beauftragung gehören. Werktag erfasst die Zeit eines Auftrags; es führt den Auftrag nicht.
Keine Erfassung ohne Netz
Der Zeitstempel entsteht auf dem Server. Wer um 16:00 Uhr im Funkloch auf
Stopp drückt und um 16:40 Uhr wieder Empfang hat, bekommt 16:40 Uhr
gebucht. Eine Offline-Erfassung ist nicht gebaut. Die Zeile wird dann
nachgetragen und geht erneut durch die Freigabe.
Baustellen ohne Empfang gehören ins Erstgespräch.
Keine Baustellen- oder Einsatzplanung
Wer wann auf welche Baustelle fährt, entscheiden Sie weiterhin dort, wo
Sie es heute entscheiden. Es gibt einen Notdienstplan für die Rufbereitschaft,
aber keine Schicht-, Dienst- oder Personaleinsatzplanung. Wer
Baustellenmanagement sucht, sucht mehr, als hier steht.
Kein Bautagebuch, kein Regiebericht, kein Aufmaß
Am Eintrag hängen die Buchungsart, der Standort und auf Wunsch ein Foto.
Kein Tagesbericht, keine Leistungsbeschreibung, keine Materialerfassung. Wer
den Regieschein unterschreiben lässt, macht das weiter auf Papier oder in
einem zweiten Programm.
Kein Soll-Ist gegen Ihre Kalkulation
Werktag kennt die Ist-Stunden und die Ist-Personalkosten eines Auftrags.
Ein Angebotswert oder ein Leistungsverzeichnis liegt nicht im System, also
warnt auch nichts, wenn ein Auftrag darüber läuft. Den Vergleich ziehen Sie
dort, wo die Kalkulation steht.
Kein Fahrtenbuch
Die Fahrtzeit ist eine Buchungsart, kein steuerliches Fahrtenbuch: keine
Kilometerstände je Fahrt, keine Trennung von privat und dienstlich, keine
Telematik im Fahrzeug. Kilometerstände führt Werktag an Fahrzeug und
Fahrzeugbuchung, nicht als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Fehlt Ihnen etwas davon, sagen Sie es im Gespräch. Werktag wird je Betrieb eingerichtet, und was ein Betrieb braucht, kann dazugebaut werden. Der Aufwand dafür steht im Angebot, nicht im Kleingedruckten.
FAQ
Drei Fragen aus dem Betrieb
Können mehrere Baustellen an einem Tag gebucht werden?
Ja, das ist der gedachte Normalfall. Das Projekt lässt sich im laufenden Timer wechseln; der Wechsel schließt den einen Eintrag und öffnet den nächsten. Jeder Abschnitt steht danach als eigene Zeile am jeweiligen Auftrag, die Fahrt dazwischen als eigene Buchungsart.
Woher kommen die Personalkosten je Auftrag?
Aus den freigegebenen Stunden und einem internen Kalkulationssatz, der je Person hinterlegt ist; der Bericht Projektkosten rechnet damit. Der Satz ist gegenüber den Rollen abgeschirmt, die ihn nicht sehen sollen. Material, Geräte und Fremdleistungen stehen nicht darin. Das ist eine Personalkostenzahl, keine Nachkalkulation.
Was passiert auf einer Baustelle ohne Empfang?
Ohne Verbindung entsteht keine Buchung, und ein Stopp bekommt den Zeitpunkt, an dem das Telefon wieder Empfang hat. Die Zeile muss danach von Hand korrigiert werden und fällt dabei zurück in die Freigabe. Wenn Ihre Baustellen regelmäßig ohne Empfang sind, sagen Sie es im ersten Gespräch: Wir würden Ihnen sonst etwas verkaufen, das an dieser Stelle nicht trägt.
Rechnen wir einen Ihrer Aufträge durch
Bringen Sie einen abgeschlossenen Auftrag mit: Stunden, Beteiligte, Fahrtzeiten. Am geteilten Bildschirm gehen wir durch, welche Buchungen daraus in Werktag entstanden wären und was die beiden Berichte dazu ausgäben. Gedacht ist Werktag für Betriebe mit 10 bis 150 Leuten.
Dieselbe Buchung von der Baustelle aus
Vier Reiter, ein Knopf: was der Monteur auf dem Telefon sieht
Wohin dieselben Stunden im Lohn laufen
Zuschläge, Verpflegungsmehraufwand und die Datei für Addison und Powerbird
Alle Funktionen im Überblick
Zwölf Funktionen in vier Gruppen, alle auf einem Datenstand